Önemli Olanı Ölç OKR - Kitap Notlarım

 

John Doerr tarafından kaleme alınan Önemli Olanı Ölç - OKR : 10 Kat Büyümek İçin Basit Bir Yöntem kitabını yakın zamanda bitirdim. Okurken aldığım notları ve sektörde deneyimlediğim OKR süreçlerini paylaşmak istiyorum.

Özellikle yazılım sektöründe bir yazılımcının performans çıktısını ölçmek oldukça zor. Bir sürü kriter var. OKR sistemi bu durumu tam olarak çözmese de bir yaklaşım getiriyor. OKR sayesinde çalışan özelinde hedefler doğrultusunda ölçülebilir bir çıktı yakalayabiliyorsunuz. 

Doğru hedefler koymak, heyecan uyandıran hedefler koymak ve bu hedefleri olumlu/olumsuz sonuçlarına göre değerlendirerek aksiyon almak çok önemli ve de keyifli. Bu süreçler şirketi, takımları ve bireysel olarak çalışanları ileriye taşımaktadır.

Biz, zeki kişileri, onlara ne yapacaklarını söylemek için işe almıyoruz. Biz zeki kişileri, bize ne yapacağını söyleyebilecekleri için işe alıyoruz -Steve Jobs

OKR sistemini sadece şirketler özelinde uygulandığını düşünmek yanıltıcı olabilir. OKR sistemini bireysel yaşantılarımıza da gayet uygulayabiliriz. Örnek olarak kilo vermeyi hedefleyen birisi hedef olarak "kilo vermek" , anahtar sonuç için "2 kilo ver" olarak belirleyebilir. 

Yazıda yer verdiğim bazı notlar, kitap hakkında genel fikir vermesi içindir. Kitap içerisinde, OKR sistemine geçen şirketlerin, gerçek başarı hikayelerini de paylaşıyor. Satın alarak okumanızı tavsiye ederim.

OKR Nedir ?

OKR ; Objectives and Key Results (Hedefler ve Anahtar Sonuçlar) anlamına gelmektedir. OKR; şirketler, ekipler ve bireyler için ortak çalışmayı esas alan bir hedef koyma protokolüdür.

Objectives (Hedefler), ne elde edebilmek veya başarılmak isteniyorsa odur. Daha azı veya fazlası değil. Hedefler; somut,eylem odaklı ve ilham vericidir. 

Key Results (Anahtar Sonuçlar), hedefe nasıl gittiğimizi kıyas yapmamızı sağlayan şeylerdir. Etkili anahtar sonuçlar net olarak belirlidir,yoruma açık, değildir ve zaman sınırları vardır. Agresiftir ama gerçekçidir. Gri bölgeye veya şüpheye yer yoktur. Ya karşılıyordur ya karşılamıyordur.

Hedefleri belirlerken şirketin misyonu göz önünde bulundurulmalıdır. Eğer şirket olarak misyonunuz müşterilerinize daha güvenilir uygulamalar sunmak ise; hedefler de buna paralel tanımlanmalıdır.

Performans değerlendirme sistemlerini kullanan şirketlerde gözlemlediğim en büyük hata "çalışana daha az nasıl prim veririz" amaçlı oluşturulan hedefler. Çalışana o kadar zor hedefler belirlenir ki amaç burada primden kısmaktır. Yanlış bir uygulamadır.

Sayılabilen her şey önemli değildir, tıpkı önemli olan her şeyin sayılamayacağı gibi -John Doerr

Örnek OKR Hedefleri

Bir çalışanın hedeflerini nasıl belirleyebiliriz ? Hedefleri şirket, departman ve bireysel kategoride olacak şekilde farklı farklı belirlemek bir yöntemdir. Bu verilen çoklu hedefleri, farklı puan çarpanlarıyla hesaplayabilir veya sadece bireysel hedef vererek tüm performans ölçümünü tek bir hedef üzerinden de yürütebilirsiniz.

Bu bölümde kitaptan herhangi bir alıntı yok. Kendi örnek hedef ve çizdiğim bir şema üzerinden aktarıyorum. 

Örnek OKR Hedefleri

OKR Puanlama

OKR Puanlama bir diğer önemli başlık. Burada puanlamadan kasıt; verilen hedefin ne düzeyde başarılı olduğunu gösteren somut bir sayıdır.

Bir hedefi puanlamanın en basit ve açık şekli; anahtar sonuçlarının tamamlanma yüzdesine göre bir aralığa oturtmaktır. Google 0 ila 1.0 arasında bir ölçek kullanmaktadır.

Bu ölçeklere göre ifade edilen anlamlar;

• 0.0 - 0.3 arası : Kırmızı (Başarısız)
• 0.4 - 0.6 arası : Sarı (Başarısız, İlerleme var ama Tamamlanmadı)
• 0.7 - 1.0 arası : Yeşil (Başarılı ,Teslim Edildi)

Yukarıda yer alan örnek OKR şemasına göre gidersek; "En yavaş 20 metodun performans iyileştirme çalışmasının tamamlanması" anahtar sonucu için, hedefi tanımladığınız çalışan, 20 tane metodu tamamladıysa bu 0.7 puanına denk gelir. Çalışan eğer 20'den fazla yaptıysa 0.8 - 1.0 puanına gelir çünkü burası üstün başarıdır. 

OKR Puanlama : Yeniden Değerleme

Üç aylık bir hedef değerlendirme sürecinde, aylık olarak gidişat hakkında çalışan ile görüşmeleri yaptığınızı düşünelim. Öncelikle sormanız gereken şu olmalı; yeniden değerlemeye gerek var mı ? 

Eğer hedef üzerinde henüz tatmin edici bir çalışma gerçekleşmediyse mutlaka, verilen anahtar sonuçlar gözden geçirilmeli ve tekrar değerlendirilmelidir.

OKR sisteminde hedefler, doğaları gereği değiştirilebilirdir. OKR'lar takip edilip denetlendikçe döngünün herhangi bir anında dört seçeneğe sahip olabilir; Devam Et (Yeşil), Güncelle (Sarı), Dur (Kırmızı)

CFR Sistemi

Yıllık performans değerlendirmelerinin modern alternatifi olan bu dönüşümsel sisteme CFR : Conversations, Feedback, Recognition (Görüşmeler, Geri Bildirim, Takdir ) adı veriliyor. Biraz daha açarsak ;

1. Görüşmeler : Yönetici ve ona bağlı kişi arasında, performansı ilerletmeyi amaçlayan, gerçek ve zengin içerikli görüşmelerdir.
2. Geri Bildirim : Emsal kişiler arasında iki yönlü ya da network şeklinde gerçekleşen, ilerlemeyi değerlendirmek ve gelecekteki iyileştirmelere yön verme maksatlı iletişimdir.
3. Takdir : Hak eden kişilere her türlü katkıları için minnettarlık ifadesi.

OKR hedefleri anlamlıdır ve eyleme yöneliktir. Anahtar sonuçlar spesifik ve ölçülebilirdir. OKR'ler yalnızca "tamamlandı" veya "eksik" olarak derecelendirilebilir. CFR'ler OKR döngüsü boyunca gerçekleşmeli ve 1:1'lerde gerçekleşmelidir. Yani CFR aslında OKR sürecini daha ileriye götürmeyi amaçlayan bir sistemdir ve beraber kullanılmaktadır.

Not : Yazarın bu noktada CFR sisteminin altını tam doldurabildiğini düşünmüyorum. Yani scrum-agile ile çalışmayan ekiplere yönelik belki uygun olabilir ama burada belirtilen her şey agile manifestosunu benimseyen ekiplerde yapılması zaten elzem. Yeni bir şey getirmemiş biraz zorlama kalmış. 

Kitaptan aldığım bazı notlar;

• Fikirler kolaydır, icraat her şey demektir.
• Yazar, yeni başlayan ekiplere yıllık veya altı aylık hedeflerin verilmesi yanlış olduğu, 3 aylık hedefler ile kendilerini sınayarak başlanması tavsiye ediyor.
• İşlerine daha bağlı çalışanlar ile oluşan takımlar daha fazla kâr ve daha az yıpranma üretir.
• Hedefler; iş tatmini, birliktelik ve açıklık getirir.
• Yazar, vektörlerin istikameti eğer farklı yönlerde ise bunların toplamı sıfır olacağını belirtiyor.
• OKR sisteminde en yeni çalışan, yönetici dahil tüm çalışanlara kadar herkesin hedeflerine bakabilir olması gerekli. Herkese açık hedefler, kapsamlı bir şekilde başarı düzeyini arttırmaktadır.
• Eğer bir departman hedeflerinin tümünü tutturuyorsa, hedeflerinin çok düşük belirlendiği varsayılır.
• Google, OKR'ları 2 kategoriye ayırmaktadır. Taahhüt Edilmiş ve İstek Uyandıran hedefler. Bu gerçek bir farka dayalı yapılan bir ayrımdır. Taahhüt Edilmiş hedefler Google’ın ölçütüne bağlıdır.
• Yıllık performans değerlendirmeleri yorucu, maliyetli ve genellikle de başarısızdır. Bir yöneticinin kendisine bağlı her bir kişi içinin değerlendirmesi ortalama 7.5 saate mal olmaktadır.
• 1e1 görüşmeler çalışanın, şirkete bağlılığını 3 kata kadar arttırmaktadır.
• Feedback (Geri Bildirimler) ancak spesifik olduğunda işe yarar. Geçen hafta toplantın çok kötüydü kimseye katkı sağlamaz. Ama sunum esnasında şu noktada bir hatan vardı demek kişiyi geliştirir. Yazar bu geri bildirim kültürünün şirketler için olmazsa olmazı diyor.
• Ayın elemanı yanlış bir değerlendirmedir. Doğrusu ayın başarısı olmalıdır. 

Son olarak beğendiğim şu sözle yazıyı noktalıyorum;

Eğer merdiveni doğru duvara dayamamışsanız, sadece sizi yanlış yere daha hızlı ulaştıracaktır -Stephan Covey